Ordena tus reportes SAE con Excel.
¿Cuántas veces hemos sacado distintos reportes para exportarlos a Excel? De ellos cuantos hemos limpiado de maneras locas, para después poder empezar con la toma de decisiones.
Como todos los que utilizamos SAE, sabemos que, al exportarlo para trabajarlo, nos entrega los datos como si lo hubiéramos impreso en la hoja de cálculo, nos vienen datos que por lo regular no nos interesa, para acabarla repitiendo en varias hojas una y otra vez. ¿Apoco no?
Partiendo desde tener un reporte generado como lo presenta SAE, ésta solución que te abrirá los ojos y explotará la cabeza. Así que comencemos con este tema tan doloroso para muchos.
10 pasos para limpiar tu reporte de SAE.
Si ya sabes como exportar a Excel, puedes saltarte al punto 4.
Selección de reporte.
En nuestro caso utilizaremos un reporte de resumen de facturas, pero esto sirve casi para todos los reportes de SAE, puedes colocar los parámetros para sacar tu reporte que quieras. Aquí solo marcaremos como parámetro en la pestaña de periodos seleccionamos Enero y presionamos aceptar.
Guardarlo en Excel.
El reporte ya en SAE le damos clic en el botón “Guardar reporte”, donde el icono es como un disquete, seleccionamos el lugar donde guardarlo y en la parte de abajo donde dice “Tipo” seleccionamos Excel, por último, nombramos nuestro reporte donde dice “Nombre de archivo” por último presionamos en “Guardar”.
Abrir el archivo generado.
Nos dirigimos al archivo que generamos en la ruta que especificamos y lo abrimos.
Previsualización.
Ya una vez en Excel, te recomiendo lo reduzcas de tamaño, en la parte de inferior del lado derecho viene una barra para ajustar el zoom. Esto porque vamos a seleccionar varias celdas. Dirás ¿por qué no toda la columna? porque serán selecciones independientes que trabajaremos a la vez y puedes saturar la memoria de tu computadora y recuerda que es un recurso limitado que debemos cuidar.
Posicionamiento para comienzo.
Antes de seleccionar nos posicionamos sobre la celda A1.
Selección de registros.
Presionando sin soltar la tecla shift y desplazando con las flechas hacia la derecha vamos hasta la columna donde hay registros. No hay problema si también seleccionas títulos, encabezados, parámetros etc.
Continuando presionado la tecla shift podemos desplazarnos con la flecha hacia abajo o para avanzar más rápido, con la tecla avanzar página generalmente escrita como “AvPag”. Si te pasas no hay problema puedes retroceder con la flecha de arriba o con la tecla RePag. Cuidando de seleccionar solo tu información. ¿Porque digo eso? Porque en ocasiones en la parte de abajo del reporte viene un gran total o un gran resumen del reporte.
Selección masiva de celdas en blanco.
Ya con tu información seleccionada, presiona F5 de tu teclado, aparecerá una ventana de “ir a”, presiona “Especial…” y aparecerá otra ventana donde lo único que debes hacer es seleccionar donde dice “Celdas en blanco” y presionar aceptar. Notaras que se seleccionaron las celdas en blanco solamente.
Alineación de columnas.
En tu mouse da clic derecho y “Eliminar…”, aparecerá una ventana, selecciona “Desplazar las celdas hacia la izquierda” y presiona aceptar. Notarás que ya alineamos tu información.
Limpieza de encabezados repetidos.
Cuidando tus primeros encabezados vamos al último, el nombre que tengas en mi caso es “Total” nos posicionamos en esa celda.
Presionamos Ctrl + B y nos posicionamos en la pestaña “Reemplazar”, aquí colocaras donde dice “Buscar” el encabezado que te mencionaba que en mi caso es “Total” y está presiona “Reemplazar todos”, posteriormente te aparecerá una ventana de cuantos reemplazó. Solo debes cerrar ambas ventanas de búsqueda.
Elimina encabezados repetidos.
Puedes repetir el paso 6 y 7, solo que ahora en lugar de “Desplazar las celdas hacia la izquierda” selecciona “Toda la fila” y “aceptar”.
Resultado.
Ahora solo tienes encabezado y pie de página, puedes ajustarlos o eliminar los que no quieras.
Con este truco no solo podrás eficientar tu trabajo, si no que además dejarás de limpiar tus reportes de maneras poco ortodoxas, con alto riesgo de revolver información e invirtiendo tiempo en descifrar como limpiarlo.
Porque nos interesa resolver todas tus dolencias informáticas,
en Consultoría Gimex estamos aquí para solucionarlas.
Si te gustó el contenido quédate atento a otro TRUCO.
