Aprovecha la gran cantidad de datos de tu información para la toma de decisiones en beneficio de tu empresa.
La información que los directivos necesitan para dirigir
Este tema es muy importante cuando se habla de la gestión de la información en la empresa, debido a que con frecuencia se olvida que el director general de la compañía no emplea la misma información que el director financiero. Esto es evidente en ciertas compañías, por ejemplo, en las reuniones del consejo directivo, cuando el director financiero presenta su informe utilizando las tablas que maneja internamente en su departamento, pero ante el consejo usa apenas tres o cuatro valores de ellas. Este director de área no se ha percatado de que su director general trabaja con su propio sistema de indicadores y que, cuando los combina a su juicio, obtiene toda la información que necesita para tomar sus decisiones.
A propósito de este tema, el más respetado de los autores de libros dedicados a la administración, Peter Drucker, en su libro “Los desafíos de la gerencia para el siglo XXI”, recomienda que los ejecutivos definan qué información es importante para ellos, siendo éste un recurso clave. Según Drucker, es la información lo que posibilita a los ejecutivos hacer su trabajo, pues solo ellos convierten los datos en información , y solo ellos son capaces de decidir cómo organizar aquella información con la que quieren trabajar para que se convierta en la clave de acciones eficaces; es decir, transformar la información en conocimientos para que estos se constituyan en incremento de la inteligencia de la empresa.
Las tablas de relaciones que se recomiendan para el diseño del sistema de información están en correspondencia con otra exhortación que hace Peter Drucker en cuanto a la información que necesitan los ejecutivos dirigir: ellos deben preguntarse qué información le tienen que hacer llegar a los que dirigen y que información necesitan ellos. Asimismo, el ejecutivo tiene que establecer, de acuerdo a su estilo de dirección, qué información necesita de manera personal para tomar sus decisiones.
– A continuación se recomienda llevar a cabo un ejercicio que lo convencerá por completo de la exactitud de la recomendación formulada por Drucker, y que se realiza de la siguiente forma:
Reúna en un mismo salón a representantes de tres niveles jerárquicos de su empresa: por ejemplo. Ejecutivos de nivel corporativo nacional, ejecutivos de la división de ventas internacionales y ejecutivos de la agencia comercializadora de opcionales en una ciudad. Solicita que tomen una hoja de papel en blanco y que escriban la información relacionada con cada uno de ellos y que usan en su trabajo diario, dividiéndola en 2 grupos: la información que recibían de los ejecutivos de nivel jerárquico inferior al suyo y la que ellos le entregan a los ejecutivos del nivel jerárquico superior.
¿Cuál fue el resultado después de procesar lo que entregaron?
Grandes incongruencias: es frecuente hallar que no hay coincidencia entre las entradas y las salidas. Esto se debía a que no se había hecho el diseño del sistema de información, sino que cada nivel trabaja con la información que surgía al ritmo del trabajo diario ¿Le suena conocido?
Otros dos criterios muy importantes de Peter Drucker para cerrar este apartado:
- La prueba definitiva del sistema de información es que no se produzcan sorpresas;
- La información no tiene como objetivo sólo convertirse en conocimiento, sino que el ejecutivo esté en condiciones de tomar la decisión correcta.
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Texto obtenido del Libro : Cómo Hacer Inteligente su Negocio: Business Intelligence a su alcance. Autor: José Miguel Rodríguez Parrilla. Editorial: Grupo Editorial Patria. Pág. 53 y 54.
