La optimización del flujo de compras impacta directamente en los insumos o servicios necesarios para la producción y la operación diaria.
La función del área de compras tiene una relación estrecha con el ahorro en los costos o de la correcta gestión de los recursos. Lo que hay que cuestionarse es: ¿Qué puede hacer el equipo del área para lograr estos resultados? Te compartimos cinco consejos a continuación:
1. Estrategia de compras
Lo primordial es tener el entendimiento de los objetivos más importantes como área de compras y cómo se conseguirán; para plantear una estrategia. Implementar KPI´s para medir los resultados y el desarrollo de procesos. Así el accionista o dueños puede cerciorarse de que se está utilizando adecuadamente el presupuesto y de que la calidad de los productos y servicios está asegurada.
2. Desarrollar alianzas con proveedores
Generar relaciones es un ganar-ganar con empresas que les vendan materia prima, productos, tecnología y servicios. Las alianzas de largo plazo permiten asegurar la cadena de suministro o mejorar el precio.
Medir la gestión y los resultados del área a través del cruce de datos entre los registros de áreas como almacén y contabilidad.
3. Automatizar
Una vez definidos los procesos clave del área de compras, hay que invertir en la tecnología adecuada para automatizarlos y así disminuir el margen de error y potenciar la productividad. Por ejemplo, con un sistema de administración empresarial, como el de Aspel SAE, que puede gestionar de una forma más eficaz el inventario y asegurar la disponibilidad de productos y servicios; además de controlar los gastos corporativos y de la caja chica, incluidos aquellos relacionados con la adquisición de materia prima y otros insumos para la producción.
4. Monitorear la gestión
Además de definir procesos y adquirir la tecnología necesaria, es muy importante medir la gestión y los resultados del área de compras a través del cruce de datos entre los registros de áreas como almacén y contabilidad. ¿Qué tipos de datos se pueden revisar? Por ejemplo, el número de productos entregados, almacenados y vendidos, los precios de adquisición y las facturas correspondientes, y las fechas de recepción y pagos.
5. Promover la comunicación entre áreas
Por último, ten en cuenta que existen plataformas de planeación de recursos que permiten que los miembros de un equipo puedan acceder a datos clave sobre el proceso de compras de manera remota y en tiempo real, además de comunicarse a través de módulos de mensajería. Eso no solo asegura una mejor toma de decisiones, basada en datos reales, sino la transparencia en la gestión.
